Podatkovni softver često šalje podatke u vrlo jednostavnu tekstualnu datoteku koja obično nije kompatibilna s Microsoft Excelovim softverom. Uz to, prikupljeni podaci često se nalaze u pogrešnoj jedinici ili ih je potrebno mijenjati, što je teško ako postoji velika količina informacija koje treba transformirati. Ovaj će vodič pokazati korisniku kako manipulirati velikom količinom podataka pomoću softvera Microsoft Office, pokazujući kako pretvoriti dugi red brojeva u korisne informacije i pretvoriti te korisne informacije u graf. Za iskusnog korisnika programa Excel to može potrajati samo nekoliko minuta, ali nekome tko je novi u programu treba malo više vremena da to shvati. Ovaj je vodič namijenjen sustavu Windows i pretpostavlja da korisnik ima Microsoft Word i Excel 2010 ili 2013.
Pribor:
Korak 1: Učenje terminologije
Vrsta datoteke: Različite vrste datoteka (Word dokument, slike, PDF-ovi) zahtijevaju različite programe za njihovo otvaranje. Ovo je svojstvo datoteke koja se zove vrsta datoteke. U prošlosti je to označavano ekstenzijom datoteke (.txt, .doc, .mp3), ali one se ukidaju u korist ikona koje označavaju program. Ponekad datoteke neće imati već odabranu vrstu datoteke, a korisnik mora ručno odabrati koji program može otvoriti datoteku (obično su to tekstualne datoteke koje se mogu otvoriti putem Notepada).
Tekstualna datoteka: vrlo osnovni program za obradu teksta. Razmislite o tome kao o jednostavnoj verziji Worda, bez ikakvih značajki osim osnovnog unosa teksta. Gotovo sve što izlazi podatke definira za izradu tekstualne datoteke tih podataka, zbog svoje jednostavnosti.
Vrpce i kartice: Dvije vrlo osnovne značajke sustava Microsoft Office, vrpca opisuje sve što se nalazi na vrhu stranice kada se otvori Wordov dokument, Excelova proračunska tablica ili PowerPoint prezentacija. Vrpca ima različite kartice koje organiziraju alate u različite skupine. Njihova slika prikazana je gore.
Korak 2: Odabir podataka
Prva stvar koju treba učiniti je otvoriti tekstualnu datoteku podataka u Notepadu. Kada se to dovrši, odaberite podatke koje želite koristiti povlačenjem pokazivača preko željenih podataka ili postavljanjem pokazivača na početak odabira, a zatim držanjem "Shift" i klikom na kraj odabira.
Korak 3: Pokušajte zalijepiti u Excel
Nadajmo se da je tekstualna datoteka ispravno formatirana za jednostavnu pretvorbu u Excelove proračunske tablice i možete preskočiti sljedećih nekoliko koraka. Da biste saznali, pokušajte proći ono što ste kopirali u Excel. Trebao bi izgledati kao stol, s različitim brojem u svakoj ćeliji. Međutim, ako nešto pođe po zlu (kao na slici gore), morat ćete učiniti nekoliko sljedećih koraka.
Korak 4: Dobivanje podataka u Word
Dakle, sada ćete morati koristiti alat Microsoft Worda 'Pretvori tekst u tablicu'. Prvo što trebate učiniti jest zalijepiti podatke u prazan dokument riječi (i dalje bi trebao biti u vašem međuspremniku, tako da ga ne morate ponovno kopirati iz tekstualne datoteke!). Bočna napomena, vaši brojevi možda neće izgledati lijepo poredani kao moji ako imate više stupaca ili redaka. Međutim, alat će i dalje raditi.
Korak 5: Alat za tekst u tablicu
Da biste pretvorili tekst u tablicu kada Excel ne može (ili ne želi), prvo što trebate učiniti jest istaknuti sve podatke koje ste kopirali u Word dokument, kao što je prikazano na prvoj slici. Zatim idite naprijed i pritisnite gumb 'Pretvori tekst u tablicu' ispod kartice Umetanje u vrpci (prikazano na drugoj slici).
Korak 6: Izbornik pretvarača
Nakon otvaranja pretvarača teksta u tablicu otvorit će se izbornik. Ovaj izbornik možete vidjeti na gornjoj slici. Važno je napomenuti broj stupaca koji želite i donji dio, koji identificira gdje će tablica umetnuti crte. Primjeri podataka jasno su odvojeni zarezima, pa je Word odabrao zareze kao separatore tablica. Međutim, možete odabrati prilagođene prijelaze pomoću "drugog" odabira. Na primjer, ako su vaši podaci razdvojeni s šest razmaka i bez zareza, upisivanjem u razmaknicu "" (šest puta) u drugi okvir, odvajat će se podaci svaki put kad vidi šest razmaka. Kada su opcije točne, pritisnite OK i to će promijeniti vaše podatke.
Korak 7: Dobivanje tablice u Excel
Sada imate tablicu u svom Word dokumentu, ali sada je morate staviti u Excel da biste je pretvorili u graf. Nakon što napravite tablicu, trebali biste je sve odabrati i možete je kopirati i zalijepiti u Excel. Ako iz nekog razloga nije odabran, kliknite na okvir u gornjem lijevom kutu tablice da biste ga sve odabrali.
Korak 8: Upravljanje podacima
Sada biste trebali imati svoju tablicu u Excelovoj proračunskoj tablici. Sljedeći korak je manipuliranje podacima prema potrebi. Ovaj korak će pokazati korištenje vrlo osnovnih operatora (+, -, *, /) i kako se mogu koristiti u Excelu.
Najčešća situacija je da želite promijeniti cijeli stupac, na primjer, množenjem stupca A na gornjoj slici s 10. Da biste započeli bilo koju operaciju u Excelu, označite praznu ćeliju koja je po mogućnosti u istom redu kao vrijednost želite koristiti, te upišite i znak jednakosti (=). To govori programu da želite da broj koji je ovdje prikazan bude jednak rezultatu te matematičke funkcije. Odavde, samo umetnite aritmetiku kao da je upisujete u kalkulator, ali umjesto da tipkate vrijednosti iz drugih ćelija, možete jednostavno pomoću miša odabrati ćeliju koju želite pretvoriti. Najbolji način da to učinimo je da nakon što se dio stupca transformira, kopiranje formule u ostatak stupca će pomaknuti ulaznu ćeliju kao kopiju i pastu, što znači da jedna formula može transformirati cijeli stupac! Zbunjeni ovim dijelom? Nadam se da gore navedeni broj može pomoći. Excelov editor formula može obraditi prilično naprednu aritmetiku, uključujući osnovno množenje, kao i logaritme i eksponente. Brojni vodiči postoje na internetu, a ja ovdje neću ići u dubinu.
Korak 9: Izrada grafikona (1. dio)
Sada kada je tablica u Excelu, a brojevi su točni, htjet ćete ih staviti u graf. Da biste to učinili, u proračunskoj tablici želite odabrati podatke koje želite. Odaberite dva stupca, jedan za x-os i jedan za y-os. Obično se dva nalaze jedan do drugog, a x je na lijevoj strani, kao što je prikazano na slici.
Korak 10: Izrada grafikona (2. dio)
Nakon odabira podataka pritisnite gumb grafikona. Tipično za znanstvena polja, grafikon koji želite je jednostavna slika raspršivanja podataka, bez "povezivanja točaka" ili bilo koje druge vrste dlake. Taj se gumb nalazi na kartici Umetanje, u odjeljku grafikona (kao što je prikazano na slici). Ovo izgleda mnogo drugačije u MS 2013, ali ikona i dalje mora biti ista. Konačni rezultat će biti grafikon prikazan na drugoj slici.
11. korak: Izmjena grafikona
Sada ćete poželjeti da graf izgleda bolje. Excel vam daje obilje slobode da graf izgleda kako želite. Možete promijeniti boje, dodati liniju trenda i napraviti mnoge druge modifikatore. Izrada vrlo specifičnih vrsta grafikona pokrivena je mnogim drugim vodičima na internetu i ovdje neće biti detaljno obrađena. Najvažnije i najosnovnije koje sam istaknuo na slici. Dodavanje naslova osi i naslova grafikona ključni su za izradu najjednostavnijih grafova. Prikazan je i konačni, osnovni rezultat.
Korak 12: Zaključak
Sada ste uspješno pretvorili veliku količinu podataka u izvrstan graf! Usput, nadamo se da ste naučili nešto ili nešto o Microsoftovim programima Office i kako iskoristiti prednosti mnogih njegovih značajki. Iako postoji bolji softver za grafičku grafiku, Excel je daleko najčešći i ima mnogo dodatnih svakodnevnih upotreba kao što su izrada proračuna i bilo što drugo s proračunskom tablicom. Ima mnogo moćnijih alata koji nisu uključeni u ovaj vodič, kao što su programabilni makroi i naprednije naredbe koje treba umetnuti u ćelije. Ako bilo koji od tih pique interes, postoji mnogo mnogo vodiča samo Google pretraživanje daleko! Cijeli video zapis o svakom koraku koji smo poduzeli prikazan je iznad, ako vas je nešto zbunilo.
